Po co i jakie dane zbierać?
Salony i gabinety świadczące usługi kosmetyczne to miejsca, gdzie bezpośredni kontakt z klientem to codzienność. Często zakładane są karty z historią odbytych zabiegów, zakupionych kosmetyków oraz informacje o preferencjach kosmetycznych, aby móc jak najlepiej doradzić czy dopasować zabieg. Dlatego też niezbędne dane, jakie większość salonów posiada i przechowuje, to imię, nazwisko, numer telefonu, ewentualnie adres mailowy. Często są one konieczne przy wystawianiu rachunku lub faktury. Okazują się użyteczne, jeśli wysyłamy smsy z przypomnieniem o wizycie bądź newslettery z informacjami handlowymi.
Jak zbierać dane?
Chcąc uzyskać dane personalne klienta i wykorzystywać je w jakimkolwiek zakresie, musisz spełnić jeden z wymogów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności wskazane jest uzyskanie od klienta jasnej i jednoznacznej zgody na wykorzystywanie jego danych osobowych w konkretnym celu. Najłatwiej to spełnić wręczając klientowi odpowiedni formularz z prośbą o zapoznanie się, uzupełnienie i podpisanie - jeśli wyraża zgodę. Na formularzu powinieneś poinformować klienta o swojej pełnej firmie, siedzibie, celu zbierania danych oraz przysługującym mu prawie do ich uzupełnienia i poprawienia. Uzupełnione przez klientów formularze przechowuj tak długo, jak długo korzystasz z bazy, w której znajduje się dany kontakt.
Co na to prawo?
W Polsce zasady gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych regulują w szczególności ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawa Prawo telekomunikacyjne.
Zacznijmy od podstawowego rozróżnienia, czyli celu, w jakim gromadzimy i przetwarzamy dane. Art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych wymienia sytuacje, kiedy nie ma konieczności rejestrowania posiadanej bazy w rejestrze prowadzonym przez GIODO, przykładowo nie trzeba zgłaszać bazy danych wykorzystywanych jedynie w celu wystawiania rachunków i faktur.
Mimo to, jeśli dane są gromadzone np. na komputerze, następuje ich przetwarzanie. Dlatego konieczne jest spełnienie pozostałych wymogów określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, w szczególności ich odpowiedniego zabezpieczenia i prowadzenia stosownej dokumentacji związanej z ich przetwarzaniem. Konieczne będzie również powołanie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, chyba że sam będziesz wykonywał jego obowiązki.
Jeśli jednak dane te planujesz wykorzystać do wysyłki informacji handlowych (w szczególności za pomocą poczty elektronicznej), pamiętaj o konieczności uzyskania na to uprzedniej zgody od osoby, do której informacja taka miałaby być skierowana oraz o obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do GIODO. Na stronie internetowej http://gabi.net.pl/poradniki/e-prawnik.html znajdziesz dokumenty potrzebne do zgłoszenia zbioru danych do GIODO. Zgłoszenie jest bezpłatne.
Jeśli masz jakieś wątpliwości lub potrzebujesz dodatkowych informacji, odsyłamy do wspomnianej ustawy o ochronie danych osobowych oraz dwóch pozostałych aktów prawnych.
Zbierać czy nie zbierać?
Zdecydowanie zachęcamy do gromadzenia baz danych, oczywiście w zgodzie z literą prawa. Prośba o pisemną zgodę to doskonały chwyt marketingowy. Uwiarygadnia wizerunek salonu oraz sygnalizuje profesjonalne podejście do prowadzenia biznesu.
Buduj pozytywny obraz swojego gabinetu w oczach klienta, a będziesz miał pewność, że do Ciebie wróci i…zostanie dłużej.
Kruczki prawne nie są Twoją mocną stroną?
Nie bój się pytać!
W razie potrzeby skorzystaj z porady naszego partnera merytorycznego:
„Świeszkowski & Jóźwiak Adwokat i radca prawny” sp.p. z siedzibą w Łodzi