Terminarz

Moduł Terminarz został stworzony na potrzeby koordynacji i lepszej organizacji pracy w Twoim salonie.

Nawigacja w terminarzu
Planowane wizyty Twoich klientów wyświetlane są w przejrzysty sposób, w jednym z dwóch dostępnych widoków – dziennym lub tygodniowym. Zmiany widoku możesz dokonać za pomocą przełącznika znajdującego się nad planszą terminarza w prawej części widoku. Po zalogowaniu się do aplikacji Gabi.net wyświetli się tygodniowa plansza kalendarza rezerwacji. W każdej chwili możesz przejść do widoku dowolnego dnia. Skorzystaj ze strzałek nawigacyjnych znajdujących się po lewo obok opcji filtrowania lub z kalendarza, który znajdziesz w górnej belce. Wyświetli się on po kliknięciu w ikonę kalendarza. Do nawigacji możesz użyć również przycisku Dzisiaj. Służy on przeniesieniu się do widoku bieżącego dnia lub bieżącego tygodnia, w zależności od tego, który z widoków ustawiłeś jako domyślny w preferencjach użytkownika.

Filtrowanie widoku terminarza
Terminarz możesz przeglądać w ujęciu globalnym, uwzględniając cały personel salonu, jak również w ujęciu personalnym. Jeśli chcesz przeglądać terminarz dotyczący tylko jednego pracownika, wybierz jego imię z listy w Panelu filtrowania. Wizyty możesz filtrować również w oparciu o status wizyty (oczekująca, bieżąca, odwołana, nierozliczona, niepotwierdzona) lub w oparciu o klienta, na którego założone są rezerwacje. WAŻNE! W Panelu filtrowania dostępni są tylko pracownicy aktywni.

Dodawanie wizyt w kalendarzu
Aby zarezerwować wizytę, kliknij w wybrany termin w widoku terminarza. Wyświetli się Okno wizyty, w którym uzupełnisz pola klient, pracownik oraz usługa.

Jeśli klient, dla którego chcesz zarezerwować wizytę, jest stałym klientem Twojego salonu, wpisanie części jego imienia lub nazwiska w pole Klient, spowoduje wyświetlenie listy sugerowanych klientów (dotyczy klientów dodanych już do bazy). Jeśli natomiast klient korzysta z usług Twojego salonu po raz pierwszy, możesz z tego poziomu dodać go do swojej kartoteki. Przycisk Dodaj nowego klienta pojawi się gdy klikniesz w pole Klient. W nowym oknie uzupełnij wymagane pola: imię, nazwisko oraz telefon. kom. Zapisz wprowadzone dane, klikając przycisk Dodaj klienta.

Następnie w Oknie wizyty wybierz pracownika oraz planowaną usługę z rozwijanej listy. Podczas jednej wizyty klient może skorzystać z kilku usług. Dodanie kolejnej usługi polega na ponownym wybraniu usługi z rozwijanej listy. Usługi zaplanowane dla jednej wizyty wyświetlają się w postaci listy.

Przy okazji wizyty możesz sprzedać klientowi produktu. Wpisanie części nazwy produktu w pole Produkt spowoduje wyświetlenie listy sugerowanych produktów (dotyczy produktów dodanych już do bazy). Po zatwierdzeniu wyboru, produkt wyświetli się na liście pod zarezerwowanymi usługami. Aby zapisać wizytę w terminarzu, kliknij przycisk Zapisz wizytę.

Statusy wizyt
W prawym górnym rogu pola rezerwacji w module Terminarz znajdują się symbole, informujące o statusie wizyty. Sfinalizowana wizyta oznaczona jest za pomocą zielonej ikony, odwołana wizyta - za pomocą czerwonej, wizyta oczekująca, niezrealizowana do tej pory – za pomocą niebieskiej, wizyta niepotwierdzona, oczekująca na potwierdzenie ze strony klienta SMS kodem - za pomocą fioletowej ikony. Wizyty, których termin realizacji upłynął, a które nie zostały rozliczone, oznaczone są za pomocą żółtej ikony. Ten status informuje dla jakiej puli wizyt statystyki nie zostały jeszcze wyświetlone. Wizyty pochodzące z serwisu zapisów online oznaczane są w prawym górnym rogu pola rezerwacji za pomocą symbolu wskaźnika.

Edycja wizyty
Aby wprowadzić zmiany do zapisanej już wizyty, kliknij odpowiadające jej pole rezerwacji. W Oknie wizyty dowolnie zmieniaj informacje dotyczące danego terminu wizyty. W widoku Więcej informacji, w polu Uwagi do wizyty wpisz informacje, które mogą usprawnić przebieg wizyty np. nazwę producenta i numer farby do włosów stosowanej u klienta. W polu Informacje o kliencie przywoływane są zawsze wszystkie informacje dotyczące tego klienta odnotowane do tej pory w jego profilu. Zatwierdź wprowadzone dane, klikając przycisk Zapisz zmiany.

Jeśli podczas wizyty wykonano więcej usług niż było zaplanowanych, ale czas wizyty nie uległ zmianie, masz możliwość dopisania kolejnych usług do wizyty, bez wydłużania czasu jej trwania. Aby to zrobić, w oknie Danych o wizycie wybierz z listy usługę, która została wykonana dodatkowo, a w widoku Więcej informacji zmień czas jej trwania na „0”. Wszystkie usługi zostaną uwzględnione w statystykach, ale czas trwania wizyty nie wydłuży się.

WAŻNE! Edycja parametrów wizyty jest niemożliwa po jej zakończeniu i odwołaniu.

Finalizacja, odwoływanie i usuwanie wizyt.
Aby sfinalizować wizytę, kliknij wybrane pole rezerwacji. Na tym etapie możesz ostatecznie zmodyfikować dane zrealizowanej wizyty, w tym wysokość kwoty jaką klient zapłacił za usługi, jak również zrealizować bon upominkowy lub rabatowy, który został wydany klientowi przez system. W tym celu w widoku Więcej informacji w polu za etykietą Bon wpisz 8 znakowy kod bonu, a następnie zatwierdź go do realizacji przyciskiem Aktywuj. Wprowadzenie i zatwierdzenie bonu spowoduje ponowne przeliczenie kosztu wizyty i udzielenie rabatu procentowego lub kwotowego. Po zakończeniu wizyty możesz skorzystać z opcji wydruku potwierdzenia dla klienta.

Aby usunąć wizytę, która nie może odbyć się w umówionym terminie, kliknij wybrane pole rezerwacji i w nowym oknie w lewym dolnym rogu kliknij przycisk Usuń wizytę. Możliwość usunięcia wizyty z terminarza posiadają wyłącznie użytkownicy, którym nadano uprawnienia rozszerzone i zaawansowane. UWAGA! Zatwierdzenie wyboru spowoduje utratę wszystkich danych!

Pomocne opcje w Terminarzu
Plansza widoku dziennego kalendarza oraz widoku tygodniowego wybranego pracownika posiada zacienienie, które informuje w jakich godzinach pracownik jest dostępny zgodnie z ustalonym grafikiem pracy. Dodatkowo godziny pracy pracowników wyświetlane są w wymienionych widokach w nagłówkach kolumn.

Z poziomu widoku dziennego dostępna jest opcja Drukuj planu dnia widoczna w prawej części widoku. Plan dnia prezentuje zaplanowane wizyty wybranych pracowników Salonu w formie tabeli. Wyboru pracowników dokonasz za pomocą Panelu filtrowania.

W każdej chwili możesz wyświetlić podstawowe dane o wizycie bez konieczności wyświetlenia Okna wizyty. W tym celu najedź kursorem myszki na konkretną wizytę, co spowoduje wyświetlenie się okienka z informacją.

Linia postępu czasu pełni funkcję zegara i jednocześnie obrazuje czy zabiegi realizowane są planowo.

Zestawienie wizyt
W kategorii Zestawienie wizyt prezentowane są pełne dane, dotyczące wszystkich wizyt klientów odwiedzających Twój salon. Stosując odpowiednie parametry filtrowania widoku możesz przeglądać wszystkie wizyty klienta i pracownika o określonym statusie w określonym przedziale czasu. Dzięki temu m.in. zapoznasz się z pełną historią wizyt klienta oraz sprawdzisz jak często dany klient odwołuje wizyty.

Niepotwierdzone wizyty
Jeśli korzystasz z usługi zapisów online i obawiasz się blokowania swojego terminarza przez konkurencję skorzystaj z usługi potwierdzania rezerwacji za pomocą SMS kodu. Dzięki tej usłudze możesz niwelować ilość przypadkowych rezerwacji złożonych drogą online. Jeśli Twój klient dokona rezerwacji przez Internet w serwisie zapiszsie.com, otrzyma w celu weryfikacji SMS kod na numer telefonu podany w formularzy rezerwacyjnym. Rezerwacja potwierdzona SMS kodem zostaje trwale zapisana w Twoim terminarzu.  Na podanie SMS kodu klient ma 15 minut. Rezerwacja niepotwierdzona w czasie 15 minut jest usuwana z terminarza i pojawia się na liście Niepotwierdzone wizyty. Z poziomu tej listy, będziesz miał możliwość usunięcia rezerwacji lub jej przywrócenia.